18/06/2024 - 10:00
Bliv hundrede procent ferieklar med det perfekte autosvar
Anerkend, henvis, og krydr med en omgang god energi, når du skriver autosvaret, der sendes ud, mens du holder velfortjent sommerferie.
Rune øe/Ritzau Scanpix
Af: Af Signe Haahr Pedersen, Ritzau Fokus
Sommerferien glitrer i din kalenderhorisont, og du er mere end klar til at formulere et autosvar til mailboksen, som sikrer dig ro i sindet, indtil arbejdet kalder igen.
Ifølge Sarah Delshad Beg, der er erhvervspsykolog hos rådgivningsvirksomheden AS3, begynder ethvert godt autosvar med en anerkendelse til den, der rækker ud til dig.
Læg derfor ud med at skrive noget i stil med: "Mange tak for din mail.", lyder rådet.
- Det gør altid noget godt for den, der har sendt mailen til dig, siger hun.
Næste skridt er at angive din fraværsperiode. Her kan du overveje at at udvide perioden, du oplyser, med en ekstra dag, så du ikke står som tilgængelig på den første dag, du er tilbage fra ferie.
- Det kan være en god ide at afsætte noget af din første dag efter ferien til reel kontortid, hvor du kan samle op. Derfor kan du allerede i dit autosvar skabe klare forventninger ved at skrive, at du for eksempel forventer at vende tilbage hurtigst muligt efter X dato. På den måde skaber du fleksibilitet i din svartid.
Vær i det hele taget helt klar omkring din tilgængelighed. Stresscoach Trine Sloth gør klart, at det optimale vil være, hvis du kan holde fuldstændig ferie, når du har ferie, og dermed ikke skriver i autosvaret, at du godt kan kontaktes løbende.
- Vi er ikke gift med vores arbejde. Alle kan i bund og grund erstattes. Enhver arbejdsplads får det bedste ud af medarbejdere, der har overblik og ro fremfor at være presset i bund. Vi bliver mere effektive og præsterer bedre, når vi sørger for at holde fri, når vi har fri, siger hun.
Har du et job, hvor det er absolut nødvendigt, at enten dine kolleger, kunder eller samarbejdspartnere kan få fat i dig, opfordrer Trine Sloth dig til at stille klare rammer op for, hvornår og hvordan de kan gøre det. For eksempel kan du skrive, at du kan kontaktes på et par bestemte dage i et bestemt tidsrum.
- Så bliver du ikke forstyrret i tide og utide. Tag styring over det, og angiv for eksempel, at du kan kontaktes om tirsdagen mellem klokken 9 og 10, hvis der er noget, siger Trine Sloth.
Ellers er det også en god idé at henvise til en eller flere andre fra dit arbejde, som afsenderen af mailen kan tage fat i. Husk dog på forhånd at lave en forventningsafstemning med dem, du henviser til, lyder det fra Sarah Delshad Beg.
- Tal om, hvilke henvendelser der kan komme i den periode, du er væk. Det kan være, der er nogle særlige kunder, eller at du sidder i en borgerrettet position, hvor der er noget særligt, som dine kolleger skal være opmærksomme på, siger hun og fortsætter:
- Så sikrer du, at dem, der skal tage sig af henvendelserne, kan lykkes med tingene, så du ikke selv står med det, når du kommer tilbage.
Sidst, men ikke mindst, kan du krydre dit autosvar med en glad hilsen til dem, der skriver til dig, lyder et sidste råd fra Trine Sloth.
- Skriv måske: "Jeg holder ferie for at komme tilbage med god energi til dig". For det er jo det vigtige at huske på: at vi har mere at give af til andre, når vi husker at tanke os selv op, siger stresscoachen.
/ritzau fokus/
